企業e化不是夢，讓我們大家e起來！

(簡介紡拓會行政管理資訊系統)

近年來，由於資訊科技發展的日新月異，帶動了新一波管理科學的革命，因此，「知識管理」應運而生成為企業之新寵。如何使用電腦合理分配企業資源、提升行政效率及迅速掌握決策資訊，已成為企業內部管理當務之急。綜觀今日大小企業競相導入e化，足可見其影響確是無遠弗屆。

尤其在這個知識經濟的時代，組織為達競爭之優勢，運用資訊科技作為管理工具，己成為組織內部不可或缺的一環。為了提昇資訊之應用能力，迅速提供管理者的決策資訊，並臻網際網路簽核無紙化之境界，紡拓會多年來致力於辦公室自動化系統之開發，陸續完成人事、薪資、請假、出差、加班、請購、帳務、出納、工時、財產物品領用、財產物品管理等(計有WEB端八個系統，管理端十九個系統)系統之建置。藉由各項作業之電子化與網際網路化，確實提昇了工作效率，並節省相當之人力及經費。近年來，更藉由與其他財團法人機構切磋交流，使得相關系統之功能更加完備且切合使用者之需要。

本會願與各單位分享我們辦公室自動化之的經驗，互勉企業延伸e化的推動，謹此為您一一介紹「紡拓會行政管理資訊系統」項下之各系統，煩您撥冗賞閱，並請不吝賜教。居於真實資料的保護，我們建置了一個「標準」公司的網站及管理端的示範系統(如(圖1)、(圖2))，那麼先從系統特點開始介紹吧！

附註一：Web端系統計有：請假、出差、加班、申購、財產物品領用、工時、行事曆、會議室申請等八個系統。

　

　

(圖1)標準公司Web端的各系統

(圖2)標準公司管理端的各系統

管理端系統：

·    財務管理系統：帳務、出納、供應商管理、支付報銷等四個系統。

·    人事管理系統：人力資源、薪資、獎金、人事相關參數、考績、差勤、簽核流程相關參數、加班、退休撫恤、工時等十個系統。

·    高階管理系統：高階資訊系統。

·    事務管理系統：財產、申購等二個系統。

·    綜合管理系統：訊息通知、資料庫轉匯等二個系統。

上述二圖是我們「行政管理資訊系統」WEB端與管理端的架構圖，我們的系統是採web端與管理端相互輝映的方式，在還沒介紹我們WEB端各系統時，讓我們先為您介紹一下我們整套系統的特點：

u          系統整合、架構完全及無限延伸

Ø       以「人力資源系統」為基礎，以「帳務系統」為核心。

Ø       結合薪資、出納、供應商、差勤、加班、申購、財產、工時等子系統，架構成完全整合之資訊系統。

Ø       系統參數彈性設定，因地制宜、完全契合。

u          資訊簽核自動化、透明化、普及化

Ø       組織架構與簽核流程結合，節省層層審核時程。

Ø       組織特性與組織規章及法令(政府)相結合，一般公司、團體均適用。

Ø       提供正確、完整、透明之即時性資訊。

Ø       各式單據主管可單筆或批次批核。

u          人機介面友善

Ø       以JAVA、ASP及VB等通用性之程式語言為開發工具；人機介面友善。

Ø       一般員工(除管理端人員)毋需安裝任何軟體，祇要利用瀏覽器即可線上輕鬆使用系統。(如請假、加班、出差、申購、財產物品領用及工時等申請單據之填寫(web端)。

Ø       友善之視窗圖形介面與圖形化之統計分析圖表顯示與列印(管理端)。

u          系統警示功能

Ø       提醒主管簽核之警示功能。

Ø       提醒個人出差、加班、申購屆時未報支單據之警示功能

Ø       提醒出差報告未上傳之警示功能。

u          權限控管、版本自動更新

Ø       嚴謹且具彈性之系統管理與權限控管。

Ø       軟體版本更新自動提示及安裝。

u          WEB端與管理端互相輝映

Ø       Web端作業結合管理端各系統彈性管控，可達即時稽核之效。

u          天涯若比鄰，系統無地域限制

Ø       無論WEB端或管理端程式均無地區限制。

Ø       員工無論身在何處均可上線填寫各項申請單據。

u          整合OUTLOOK功能

Ø       工作流程完全與OUTLOOK整合，相關人員(主管、或代理人)不論置身何處，只要打開個人電子郵件信箱即可批核及開啟各項申請單據。

　

我們系統的開發工具如下：

1.      程式語言：

Ø       Borland Jbuilder 6.0(JAVA Programming Language)

Ø       MS Visual Basic 6.0

Ø       MS Visual InterDev 6.0

Ø       MS Active Server Page(ASP)

2.      資料庫：

Ø       MS SQL Server 7.0。

Ø       MS SQL Server 2000。

3.      網頁圖形繪製：

Ø       Ulead PhotoImpact 8.0。

Ø       MicroMedia Flash MX。

Ø       MS FrontPage 2000。

我們系統的架構是採

1. 多層次開放架構(N-TIER)設計。

2.  WEB SERVER、AP SERVER、DB SERVER分散協同作業，增加系統擴展彈性。

3. 採用模組化程式設計，各系統程式易於修改、維護。

架構圖如下：

                             

　

註：應用程式伺服器(AP SERVER)作業系統相關服務：

Windows 2000 SERVER 或NT4.0

IIS 5.0(或4.0)

COM + 或MTS (Component Services)

FTP Server (開發用)

SMTP (Mail Server)

Frontpage Exetension Server

資料庫伺服器(DB SERVER)作業系統相關服務：

Windows 2000 SERVER 或NT4.0

資 料 庫：MS SQL Server 2000或SQL  Server 7. 0

後端作業：

作業系統：Windows 98或Windows ME,XP

安裝軟體：如人力資源、帳務、薪資、出納、差勤…等系統

遠端作業：

作業系統：Windows 98或Windows ME,XP

安裝軟體：I.E. 6.x

                Java- plugin 1.3.x

現在就讓我們簡單的介紹一下WEB端的各系統；但是要進入該系統之前必須先完成身份驗證的動作，所以一開始的網頁就是登入的畫面，如(圖4)。

(圖4)：進入「標準公司」之登錄畫面。
       (圖5)：完成登錄程序後，就可展開該示範公司開發於WEB端的各系統功能了。

(圖4)

(圖5)

在我們WEB端的系統計有請假、出差、加班、申購、財產物品領用、工時、行事曆、會議室申請等八個主要系統，以下我們為您簡介各系統之特點。

(一)請假系統       

(圖6)

「請假系統」特點：

§     「請假系統」結合管理端「簽核流程參數系統」及「差勤系統」。

§     假別之種類、性質、專案假之設定、專案假請假次數、天數之控管、分娩假起訖日之自動計算…等。

§     簽核流程可依組織架構，亦可單一群組彈性變動。

§     代理人依假別之長短可增設至三人。

§     可設定須排班表之特殊個人或群組。

§      可設定任一時段排班表。

§     特殊人員班表之任一時段排定與請假日期之檢核。

§     線上修改特殊人員班表、駐點及地區。

(二)出差系統       

                  

(圖7)

「出差系統」特點：

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               「出差系統」結合管理端「簽核流程參數系統」及「差勤系統」。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               「出差單申請」。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               出差日期與特殊人員排定班表之檢核。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               出差性質(短、長程)及報支方式(會內、會外及部份報支)之控管。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               假日出差依擇定方式(補休或加班)自動產生補休假及加班單，並於報支時檢核。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               代理人依出差日期之長短可增設至三人。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               「出差單報支」

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               交通工具之申請與及車資之自動檢核。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               出差報告上傳與報支之控管。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               出差報支與預算控制點之警示。

(三)加班系統       

(圖8)

「加班系統」特點：

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               「加班系統」結合管理端「簽核流程參數系統」 及「加班系統」。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               特殊人員之加班時數與排班表相互檢核。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               加班時數擇定補休與加班費報支之控管。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               會計核銷前加班轉補休及補休轉加班之控管。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               加班報銷與預算控制點之警示。

(四)申購系統       

                  

(圖9)

「申購系統」特點：

§                                                                                                                                                                                                                                                                                       「申購系統」結合管理端「簽核流程參數系統」及「申購系統」。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                       依申購參數設定檢核申購方法(自、會購)、簽核方式(電子、人工) 、財產列管項目、上限金額、採購說明書。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                       依組織架構設定不同的事務及會計審核窗口。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                       提供不同方向歷史資料查詢，節省輸入時間。

§                                                                                                                                                                                                                                                                                       申請畫面即時呈現目前所計畫之動支狀況；並提供預算不足之警示字樣。

(五)財產物品領用系統

                      

(圖10)

「財產物品領用系統」特點：

§                                                                                                                                                                                                                                                                       「財產物品領用系統」結合管理端「簽核流程參數系統」、「財產物品管理系統」及「申購系統」管控財產物品之庫存。

§                                                                                                                                                                                                                                                                       財產物品分類依照政府頒布「財物標準分類」加上組織特殊需求彈性設定。

§                                                                                                                                                                                                                                                                       財產物品內容可依地區性劃分，易於辦識盤存。

§                                                                                                                                                                                                                                                                       提供關鍵文字查詢相關財產物品內容節省輸入時間。

§                                                                                                                                                                                                                                                                       「自動領用出帳」功能，節省事務人員逐次登入管理端「財產系統」扣減庫存之動作。

§                                                                                                                                                                                                                                                                       簽核選項自行設定(電子或人工)。

(六)行事曆系統

(圖11)

「行事曆系統」特點：

§                                                                                                                                                                                                                                                       可線上自行設定事由、地點、分類等參數(需有權限)。

§                                                                                                                                                                                                                                                       行事曆記載內容控管公開與私密事項之呈現。

§                                                                                                                                                                                                                                                       可設定事件前置提醒時間、提醒間隔及提醒次數。

§                                                                                                                                                                                                                                                       員工請假及出差資訊即時呈現於行事曆系統內。

§                                                                                                                                                                                                                                                       可群組或單獨選擇與會員工。

§                                                                                                                                                                                                                                                       可於線上查詢同仁公開之各項行程。

§                                                                                                                                                                                                                                                       可於線上即時發佈資訊。

(七)會議室申請系統

(圖12)

「會議室申請系統」特點：

§                                                                                                                                                                                                                                       彈性會議室申請原則設定。

§                                                                                                                                                                                                                                       可線上設定會議室名稱、設備、容納人數、茶點。

§                                                                                                                                                                                                                                       可線上增設、維護往來各類廠商名錄。

§                                                                                                                                                                                                                                       相同時間申請會議室之警示功能。

§                                                                                                                                                                                                                                       提供會議室置換功能。

§                                                                                                                                                                                                                                       提供各種條件的查詢方向。

以上我們簡單的介紹了七個在WEB端的系統，當然我們還有一個蠻重要的「工時系統」及一個簡易的「退休撫恤系統」也放在WEB端，容我們以後再為您介紹，如果您還記得的話，當我們在介紹WEB端的大部份系統時，均提到了一個後端的系統，它扮演了一個關鍵的角色，如果上述介紹之系統(除了行事曆及會議室申請二系統外)的規則有任何變動，或是組織法令、機制有所改變，只要進入該系統修改相關參數的設定，無須再賣力的去修改程式，就可以控制WEB端系統的檢核條件，這就是我們接著要為您所介紹的「簽核流程相關參數系統」如(圖13)。

(圖13)

由上述圖示中，您可看見一些密密麻麻的參數設定功能，如果不細細的去一一剖析，您一定瞧不出它的奧妙在那裡，不論您是公司的主管人員，或是差勤、加班、申購、財產物品領用的管理者，均可在該系統提供的參數設定功能中完整設定，所以在這兒一切的設定均與WEB端各系統的檢核機制，即時發生效力，在這些參數設定之前，您可預先規劃有那些要設定的代碼內容，例如車種、駐區、假別、專案假參數、事、病、休及兵役年資計假之各項規則、申購別，會簽窗口等等……。當您規劃好了代碼設定的內容，整個簽核的機制就已略見雛形，接著只要順著代碼設定的內容一一設定各項參數，如事、病、休及兵役年資的計假原則、不同系統設定不同核決主管的權限；亦可彈性的依臨時編組狀況來設定簽核主管、專案假依性質設定請假總天數、請假次數限制、請假期限限制(天數)、特殊人員班表的排定、地區車站、車種明細、車種票價(出差系統車資的自動檢核就是靠此參數之設定)、職稱差旅費比照設定，加班費計算原則設定、各系統的預警設定……，其它尚有許多各式參數內容設定礙於篇幅限制，恕我們不能在這兒為您詳盡介紹。

在本文前段，我們曾提到，我們「行政管理資訊系統」WEB端與管理端的架構整合，是以「人力資源系統」為基礎，以「帳務系統」為核心，除上述二系統外，所以我們尚有功能完整的「出納系統」、「薪資系統」、「考績系統」、「獎金系統」、「高階資訊系統」…等十九個管理系統(請看附註一)。您想完全的掌握、分析組織的人力資源嗎？您想自動產生轉帳傳票嗎？您有會計年度轉換的困難嗎？您有預算及計畫管控的困難嗎？貴組織是否能根據應付帳款自動產生員工及供應商銀行媒體資料(會與出納系統整合)呢？可否有動態的銀行存款資料、計畫執行狀況、資產負債表、明細分類帳、總分類帳等各種財務報表呢？您想按下一個按鈕就可自動產生員工薪資，其中又能包含勞健保費、所得稅、各種津貼及薪資發放的動態計算方式，上述種種功能，只是我們各系統功能的一部份(尚有人事及薪資)，若您對我們的系統有任何疑問或指教，請您不吝賜告。

目前在政府積極落實企業加強研究發展的同時，我們願與您分享本會e化的成果。或您也願意與我們分享累積的經驗，互補研發技術及資源的整合。使彼此更能有效的掌控市場脈動，並依自身組織的法令規章，靈活運作各項管理功能。

　

系統服務窗口－－紡拓會 產經資訊處

葉慶松先生 電話：2341-7251 #2231

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劉珊姍小姐 電話：2341-7251 #2232

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